Электронный документооборот для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Документооборот газпром

Электронный документооборот для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

ООО "Газпром межрегионгаз Ростов-на-Дону" предлагает вам перейти на обмен электронными документами и отказаться от бумаги. Получайте полный комплект расчетных документов в электронном виде на своем рабочем месте. Это очень удобно, просто и конечно законно. Электронные документы юридически значимы и принимаются всеми контролирующими органами. Передача электронных документов организована с выполнением всех требований законодательства через аккредитованных ФНС РФ операторов электронного документооборота (ЭДО). По всем вопросам вы можете обращаться в ООО "Газпром межрегионгаз Ростов-на-Дону" по тел. +7 (863) 249-77-79.

Преимущества электронных документов

они будут гарантированно доставлены до вас через секунду после отправки нами;
их получение бесплатно, а подписанный вами экземпляр дойдет до нас автоматически;

для их хранения не нужны шкафы и полки, они никогда не потеряются;
по закону они полностью заменяют бумажные, их примут в налоговой, суде, а на проверку их можно передать через интернет.

Типы электронных документов

Наша компания предоставляет в электронной форме промышленным потребителям газа документы:

Счет-фактура;
Торг-12;
Акт сдачи-приемки услуг по транспортировке газа;
Акт поданного-принятого газа;
Счет на предоплату;
Акт сверки взаиморасчетов.

Операторы электронного документооборота

Мы работаем со следующими операторами ЭДО:

Дополнительная информация

Оператор электронного документооборота ОАО "ИнфоТеКС Интернет Траст".

Согласно приказу Министерства Финансов РФ №174н от 10.11.2015 г. начиная с 01 июля 2017 г. счета-фактуры в электронной форме должны быть составлены только по формату универсального передаточного документа (УПД), утвержденному п.1 Приказа ФНС России от 24.03.2016 г. №ММВ-7-15/155@. В связи с техническими проблемами во внедрении нового формата для передачи счетов-фактур через оператора электронного документооборота ОАО "ИнфоТеКС Интернет Траст" сообщаем о временном прекращении предоставления бухгалтерских документов счетов-фактур, товарных накладных и актов по транспортировке. Неформализованные документы, такие как счет на предоплату, акт сверки взаиморасчетов, акт поданного принятого газа будут предоставляться как и ранее.

Просим прощения за предоставленные неудобства!

www.rostovregiongaz.ru

ОАО «Газпром» совершенствует свой документооборот

Компания Digital Design спроектировала приложение «Рабочее место руководителя» к Системе автоматизации делопроизводства (САД) ОАО «Газпром», внедряемой компанией IBS.

Для эффективной работы топ-менеджменту компании необходим доступ к актуальной корпоративной информации в любое время и из любой географической точки РФ. Именно с этой целью заказчику потребовалось специальное приложение, позволяющее руководителям ОАО «Газпром» удаленно участвовать в электронном документообороте. Помимо других требований, приложение должно было обладать упрощенным, интуитивно понятным интерфейсом.

В качестве разработчика приложения была выбрана компания Digital Design, как обладающая широким опытом и необходимой компетенцией в разработке бизнес-приложений для руководства самых различных компаний и органов государственной власти, в том числе и на мобильных платформах.

В рамках проекта специалисты Digital Design разработали архитектуру и интерфейс решения. «Особенность проекта заключалась в автоматизации уникального процесса согласования и доставки корреспонденции для первых лиц ОАО «Газпром» в соответствии с внутренними регламентами компании, — рассказывает Андрей Калинин, руководитель проектов Центра мобильных решений компании Digital Design. — Проект осуществлялся в несколько этапов: нами было проведено макетирование решения и его согласование с функциональным заказчиком, затем выполнена сама разработка приложения. Также специалисты Digital Design осуществили техническое сопровождение решения на этапе его опытной эксплуатации».

Сегодня приложение «Рабочее место руководителя» установлено на 40 планшетных устройствах и стационарных компьютерах, с помощью которых обрабатывается до 20 000 документов в месяц.

«Решение, разработанное компанией Digital Design для САД ОАО «Газпром», не только обеспечило руководителей средством безопасного удаленного доступа к СЭД, но и значительно упростило работу с документами на их стационарных рабочих местах благодаря простому и понятному интерфейсу системы. В ходе выполнения работ образовалась слаженная команда, которая успешно выполнила проект, поэтому мы и в дальнейшем рассчитываем на плодотворное сотрудничество наших компаний», — рассказывает Михаил Егоров, руководитель проектов компании IBS.

Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.

club.cnews.ru

Электронный документооборот | Газпром межрегионгаз Оренбург

Если вы ещё не перешли на электронный документооборот эта информация для Вас:

ООО «Газпром межрегионгаз Оренбург» предлагает своим клиентам - юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям перейти на электронный обмен документами (счета-фактуры, УПД – универсальные передаточные документы, счета на оплату, информационные письма). Технология позволит повысить эффективность взаимодействия, отказаться от бумажных носителей, быстрее и проще получать и отражать первичные документы в учете, снизить затраты на их пересылку, хранение и проверку а также упростить представление их в контролирующие органы.

Передача электронных документов будет осуществляться с соблюдением всех требований законодательства через аккредитованных ФНС РФ операторов электронного документооборота ЗАО «ПФ СКБ Контур» (система Диадок) и ООО «Компания «Тензор» (система СБиС).

Для перехода на электронный документооборот Вам достаточно иметь компьютер или любое мобильное устройство (планшет, смартфон) с выходом в Интернет и сертификат квалифицированной электронной подписи. Причем вы можете использовать ту же подпись, что и для сдачи электронной отчетности. При отсутствии сертификата квалифицированной электронной подписи, его можно получить в удостоверяющем центре любого выбранного Вами Оператора электронного документооборота.

Для перехода на электронный документооборот необходимо направить в адрес Общества заявку и подписать, направленное Вам, Соглашение об электронном документообороте.

Получить консультации по регистрации и работе в системе электронного документооборота можно, в зависимости от выбранного оператора электронного документооборота, обратившись в:

По всем возникающим вопросам обращайтесь в отдел по реализации газа производственным потребителям по телефонам:

(3532) 98-02-40, 98-02-42 или в бухгалтерию (3532) 98-07-26, 98-07-36.

Для справки: юридическая значимость электронных документов и возможность их использования в бухгалтерском и налоговом учете закреплена следующими нормативными актами:

www.orenburgregiongaz.ru

Внедрение электронного документооборота в Газпром межрегионгаз — Диадок

Задача

Ускорение завершения документооборота по актам

До внедрения ЭДО бумажные документы по поставкам газа отправлялись клиентам компании курьером, или они лично получали их в абонентских отделах ООО «Газпром межрегионгаз Уфа». Процесс обмена бумажными документами занимал немало времени и сил сотрудников как со стороны поставщика, так и со стороны потребителей. А увеличение сроков доставки актов приема-передачи приводило к отсрочке платежей.

Решение

Компания «Газпром межрегионгаз Уфа» выбрала систему электронного документооборота Контур.Диадок. Плюсами данного оператора стали:

клиентоориентированный подход к решению возникающих задач;
бесплатная круглосуточная техподдержка и 8 удобных способов обращения в нее;
активная постпроектная работа команды Диадока;
проведение вендором комплекса мероприятий по подключению контрагентов к системе ЭДО.

Интересный факт

На момент принятия решения 25% контрагентов ООО «Газпром межрегионгаз Уфа» было уже зарегистрировано в сервисе Диадок.

Интеграция

Компания использует учетную систему «1С 8.2 АИС Регионгаз». Ее интеграция с Контур.Диадоком была проведена в несколько этапов.

Совместный анализ конфигурации 1С IT-специалистами «Газпром межрегионгаз Уфа» и командой Диадока. Изучение IT-специалистами «Газпром межрегионгаз Уфа» API Диадока.
Расчет необходимых трудовых ресурсов, необходимых для интеграции, а также сроков реализации проекта.
Непосредственно интеграция и тестовый обмен документами.

Оптимизация алгоритмов отправки документов с целью снижения трафика.
Запуск системы Диадок в промышленную эксплуатацию.

Весь процесс интеграции, включивший обновление API, занял 8 месяцев.

Результат

Ежемесячно до 5-го числа ООО «Газпром межрегионгаз Уфа» выставляет потребителям через систему Контур.Диадок акты приема-передачи газа за предыдущий месяц. Основная цель при внедрении ЭДО — ускорение документооборота — была достигнута.

Теперь электронные закрывающие документы мгновенно попадают к потребителям компании без риска потери. Контрагенты оперативно их подписывают. Вся процедура занимает 2 часа на 500 комплектов документов. Если требуются уточнения, то повторный обмен документами занимают от нескольких минут до нескольких часов.

Подключение контрагентов

Сотрудники СКБ Контур проводят подключение контрагентов «Газпром межрегионгаз Уфа» к системе ЭДО, ведут работу по их информированию и консультированию.

Во время визита в офис компании каждый потребитель получает вместе с закрывающими документами письмо с приглашением к обмену электронными документами. Тем контрагентам, которые уже зарегистрированы в Контур.Диадок, были отправлены аналогичные приглашения в электронном виде.

В результате за полгода после запуска проекта приняли приглашение о переходе на ЭДО 1300 контрагентов из 2000 потенциально готовых к ЭДО.

За счет интеграции с Контур.Диадок мы, как и прежде, можем работать с документами в привычной для себя учетной системе, но при этом пользоваться возможностями электронного документооборота с потребителями. Совместно со специалистами СКБ Контур мы планируем продолжить разъяснительную и информационную работу с контрагентами о преимуществах перехода на ЭДО

Константин КозловРуководитель отраслевых проектов ЭДО

Главной целью компании было ускорение оборачиваемости дебиторской задолженности за счет оперативного возврата подписанных актов от потребителей, которые являются основанием для оплаты. Если раньше возврат актов мог растягиваться на неопределенный срок, то сейчас за счет подключения контрагентов к системе Диадок эта проблема сведена к минимуму

www.diadoc.ru

Кейс компании Газпром автоматизация для Газпром автоматизация

В многокомпонентной информационной системе пользователи зачастую работают с одной информационной базой, но при этом многие бизнес-процессы на предприятии являются сквозными. Система «1С:Документооборот» позволяет их автоматизировать. Например, в одной из систем запущен бизнес-процесс — согласование договора. Событие — старт этого процесса — получено «мозговым центром» системы «1С:Документооборот» (рис. 2). Создана задача на согласование договора юристу, работающему в той же информационной системе, где произошел запуск бизнес-процесса. Юрист согласовывает договор — отметка об исполнении задачи передаётся в «1С:Документооборот», и, соответственно, генерируется новая задача на согласование бухгалтеру, который, в свою очередь, работает в другой информационной системе «1С:Бухгалтерия». Таким образом, система «1С:Документооборот» позволяет поддерживать сквозные бизнес-процессы.

Рис. 2. Сквозной бизнес-процесс «Согласование договора».

При построении системы управления бизнес-процессами команда проекта придерживалась перечисленных ниже принципов.

Комплексный и компонентный подход. Информационная система — это совокупность интегрированных специализированных компонент.
Фокус на людях, концентрация усилий на бизнес-процессах:
- взаимодействие между сотрудниками;
- эффективность работы сотрудников;
- взаимодействие команды проекта внутри себя и с пользователями.
Учёт среды и контекста. Работающая система — это капитал, в том числе человеческий (навыки, привычки). Необходимо бережно относиться к работающим системам и аккуратно переходить на новые.
Выбор адекватных решений и систем:
- где возможно, использовать типовой функционал;
- когда нужно, «бесстрашно» создавать свои решения.

Решения «1С» помогают «Газпром автоматизация» следовать этим основным принципам.

«1С:Документооборот» помогает сфокусироваться на людях и их эффективности

Применение данного принципа имеет ряд преимуществ:

пользователи работают в «родных» прикладных системах, выполняют задачи в привычных им интерфейсах;
работа по регламентам теперь автоматизирована в системе «1С:Документооборот», в привычных формах появляются элементы управления.

«Мы мягко и ненавязчиво внедряемся в рабочие интерфейсы пользователей», — отмечает Евгений Гафаров. В чём же заключается это «мягко и ненавязчиво для пользователей»? Допустим, пользователь работает в привычном ему контексте, например, в списке документов. Он видит в первую очередь именно те документы, по которым у него есть задачи. То есть в привычных формах внимание пользователей фокусируется именно на тех документах, с которыми они должны работать. При этом сотрудники всегда могут переключиться и посмотреть полный список документов.

В каждой информационной системе или для каждой группы пользователей можно предложить свои собственные формы, списки задач. Действующий регламент — это мощное средство повышения эффективности людей и предприятия в целом, система «1С:Документооборот» поддерживает регламенты предприятия. Поток управления обеспечивает выполнение регламента, причём делает это:

мягко, то есть внедряется в привычные пользователям интерфейсы;
неотвратимо, то есть задачи нельзя проигнорировать, пользователям необходимо их выполнять.

Бережное отношение к существующим системам и аккуратный переход на новые

Зачастую на предприятиях подолгу задерживаются старые системы — люди работают в них давно, уже сложились привычки, методы и навыки. Резко переводить их на работу в новой незнакомой системе — задача непростая. Система «1С:Документооборот» позволяет включить старую систему в многокомпонентную ИТ-систему, сделав её одной из компонент и интегрировав потоки данных и управления. В результате:

потоки данных и управления охватывают и новую, и старую системы;
появляется свобода в выборе момента отказа от старой системы.

Таким образом, «1С:Документооборот» упрощает переход на новые системы.

consulting.1c.ru

2.3 Правила документооборота конфиденциальной документации, принятые в организации. Конфиденциальное делопроизводство на примере ОАО "Газпром-нефть"

Компания «Газпром добыча Краснодар» внедрила систему электронного документооборота

В ООО «Газпром добыча Краснодар» запущена в промышленную эксплуатацию система электронного документооборота (СЭД), реализованная на базе платформы DocsVision. В настоящий момент в системе работают более 500 сотрудников центрального офиса и территориально удаленных подразделений предприятия.

Электронный документооборот был внедрен в Обществе в течение 9 месяцев. В результате было сформировано единое информационное пространство по работе с документами, автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, организован контроль за исполнением документов. Внедрение СЭД на базе DocsVision в ООО «Газпром добыча Краснодар» выполнил краснодарский системный интегратор, компания «Эркер».

«Благодаря внедрению системы электронного документооборота в Обществе существенно сократились сроки прохождения документов и доведения поручений до исполнителей, появилась прозрачность информационных потоков, выросла динамичность документационного обеспечения», – отметил генеральный директор ООО «Газпром добыча Краснодар» Михаил Гейхман.

В планах компании дальнейшее развитие СЭД – для обеспечения юридической значимости электронных документов планируется внедрение инфраструктуры Электронной Цифровой Подписи, автоматизация кадрового документооборота, создание электронного архива, а также увеличение количества пользователей системы.

«Проект был достаточно сложным - большое количество пользователей, территориально-распределенная структура, внушительный объем документов. В процессе запуска системы в эксплуатацию мы стремились соблюсти индивидуальный подход к каждому пользователю. Такой подход позволил работникам Общества «Газпром добыча Краснодар» получить необходимые навыки работы в СЭД с большим количеством документов. Благодаря заинтересованности и поддержке руководства компании и активному участию рабочей группы Заказчика сегодня проект внедрен в промышленную эксплуатацию. Совместно с Заказчиком нами определен дальнейший вектор развития реализованной системы. Также хочется отметить активное участие в проекте компании «ДоксВижн». Также за период опытной эксплуатации в системе DocsVision не было зафиксировано ни одного сбоя, а оперативная поддержка компании-разработчика системы позволила вывести эксплуатируемое решение на новый качественный уровень», - прокомментировала Елена Величко, технический директор ООО «Эркер».

В планах компании дальнейшее развитие СЭД – для обеспечения юридической значимости электронных документов планируется внедрение инфраструктуры Электронной Цифровой Подписи, автоматизация кадрового документооборота, а также увеличение количества пользователей системы.

О компании «Газпром добыча Краснодар»:

ООО «Газпром добыча Краснодар» – 100-процентное дочернее общество ОАО «Газпром», осуществляющее разработку 53 месторождений, в том числе 30 газовых, 19 газоконденсатных, 3 нефтегазоконденсатных месторождений и одного нефтяного месторождения. Подразделения Общества расположены в Краснодарском крае, Ростовской области, Республике Адыгея, Ставропольском крае и Республике Калмыкия. www.kuban.gazprom.ru

О компании «ЭРКЕР»

Компания "ЭРКЕР" является партнером «ДоксВижн» и специализируется на оказании услуг в сфере автоматизации документооборота на базе DocsVision. Специалисты компании имеют опыт построения сложных и масштабных решений, в том числе с использованием интеграции с другими информационными системами. Среди заказчиков компании «ЭРКЕР» ведущие компании Южного федерального округа, которые стремятся внедрять передовые информационные технологии: ООО "Газпром добыча Краснодар", ООО "РН-Туапсенефтепродукт", Корпорация "ВОЛМА", ОАО "Аэропорт Ростов-на-Дону". www.erker-it.ru

О DocsVision

DocsVision является одним из лидеров среди систем электронного документооборота (СЭД), представленных на российском рынке: по итогам 2010 года СЭД DocsVision заняла первое место по количеству автоматизированных рабочих мест (АРМ) в России (по данным аналитического обзора российского рынка тиражных СЭД/ECM-продуктов компании DSS Consulting). Система успешно внедрена более чем на 700 предприятиях и организациях различной отраслевой принадлежности.

Компания «ДоксВижн» является разработчиком системы DocsVision. «ДоксВижн» придерживается вендорской модели ведения бизнеса: продажи системы DocsVision осуществляется исключительно через партнерскую сеть компании, которая на сегодняшний день насчитывает порядка 80 партнеров в России и странах СНГ. www.docsvision.com

Получить более подробную информацию Вы можете у Ольги Чернух, менеджера по маркетинговым коммуникациям компании «ДоксВижн», по телефонам (812) 335-35-15, 8(964)-398-00-42 и по электронной почте [email protected].

club.cnews.ru