Татнефть электронный документооборот. «Татнефть» в ближайшее время переведет на электронный документооборот все 160 своих предприятий

«1С-Рарус» объединяет в систему электронного документооборота 22 бизнес-единицы ПАО «Татнефть. Татнефть электронный документооборот


«Татнефть» в ближайшее время переведет на электронный документооборот все 160 своих предприятий

В планах перейти на ЭДО с максимальным количеством контрагентов нефтяной компании.

В компании «Татнефть» внедрена система электронного документооборота, которая охватила 2500 рабочих мест в 22 подразделениях.

В результате перевода в электронный вид основной объема документов сокращено время на их формирование, согласование и подписание. Организован электронный обмен юридически значимыми документами с 73 внешними контрагентами. Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов. К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия. Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей – каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия.

В ближайшее время руководство «Татнефть» планирует тиражировать систему на все 160 предприятий холдинга, рассказали CNews в компании. Новая система на основе «1С:Документооборот 8 КОРП» и сервиса «1С-Такском» внедрена специалистами казанского офиса «1С-Рарус».

Как пилотное было выбрано управление «Татнефтеснаб». На первом этапе был организован обмен с одним из основных партнеров – компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный «ТАГРАС-Холдинг».

На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с  «Татнефтеснабом» были подключены все 73 предприятия «ТаграС-Холдинга». В годовом исчислении документооборот «Татнефти» с этим холдингом составляет около 44,8% от общего внешнего документооборота компании. На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании – между управлением «Татнефтеснаб» и 22 структурными подразделениями «Татнефти».

Теперь предприятие планирует перейти на ЭДО с максимальным количеством своих контрагентов, в том числе и с небольшими партнерскими компаниями, которые в настоящее время не готовы внедрять систему электронного документооборота. Для них будет реализована возможность обмена электронными документами через web-портал: контрагент на портале будет оформлять электронный документ, заверять его персональным ключом электронной подписи и через оператора ЭДО отправлять в подразделения «Татнефть».

Планируется реализовать возможность работы с ЭДО через мобильное приложение, которое даст сотрудникам возможность согласовывать и подписывать документы в любое время, на любом объекте и с любого мобильного устройства, подключенного к интернету. Для оптимизации работы с банками будет организован прямой обмен документами через сервис «1С:ДиректБанк», который позволит отправлять платежные поручения в банк и получать выписки по расчетным счетам непосредственно из учетных систем, без переключения в систему «Клиент-банк». Это сократит время на загрузку и выгрузку электронных файлов, а также дополнительную сверку учетных документов с данными выписок.  

«Мы пошли по пути, в основе которого лежит следующий принцип: формирование электронного документа в любой информационной системе должно выполняться только один раз на стороне исполнителя — контрагент сформировал документ, подписал его и прислал в электронном виде, - рассказал заместитель главного бухгалтера, куратор проекта в «Татнефти» Рамиль Ахметшин. - Мы с этим документом больше ничего кроме согласований и подписания делать не должны. При этом затраты на ввод документов в учетные системы должны быть нулевыми».

nangs.org

оперативный обмен электронными документами l «БЮРО АЙТИ»

ПАО «Татнефть» организовало оперативный обмен электронными документами между 22 собственными подразделениями, а также с 73 внешними контрагентами с помощью «1С:Предприятия 8»

Специалисты казанского офиса «1С-Рарус» внедрили систему электронного документооборота в ПАО «Татнефть». Новая система, созданная на основе решения «1С:Документооборот 8 КОРП» и сервиса «1С-Такском», охватила 2500 рабочих мест в 22 подразделениях холдинга. Основной объем документооборота переведен в электронный вид. Сокращено время на формирование, согласование и подписание документов. Значительно ускорился обмен документами внутри компании. Организован электронный обмен юридически значимыми документами с 73 внешними контрагентами. Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов. К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия. Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей — каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия. Документы больше не теряются. В ближайшее время руководство ПАО «Татнефть» планирует тиражировать систему на все 160 предприятий холдинга.

ПАО «Татнефть» — огромнейшая русская нефтяная фирма, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. В компании постоянно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур.

Главные итоги внедрения системы электронного документооборота:

Санкционирован оперативный замен юридически важными документами с контрагентами. Система ЭДО включена с учетными системами фирмы. По операциям отгрузки пользователь ЭДО делает в своей учётной системе документ, выгружает его в систему электронного документооборота, где механически запускается предопределенный для предоставленного облика документов процесс согласования. Подписанный уполномоченным лицом документ механически уходит сквозь оператора ЭДО к контрагенту.

Значимо снижен размер бумажного документооборота внутри фирмы. В соответствии с положениями Федерального закона 402-ФЗ и93ст. ускорилось согласование документов. В системе настроено больше 400 типовых цепочек для согласования  документов в разрезе бизнес-процессов и отделов фирмы. В согласовании принимают участие в пределах 2500 пользователей, в т.ч. больше 200 служащих, имеющих право цифровой подписи.

Снабжена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя. Для данной цели в формы электронных документов добавлены 15 дополнительных полей, которые содержат сведения об адресе пространства отправки и места доставки вещественных ценностей и электронных документов к ним. Контрагент (покупатель, в случае если это посторонняя организация) или же получатель (если это структурное подразделение) через web-интерфейс подает в учетную систему Управления «Татнефтеснаб» заявку на поставку какого-нибудь оснащения или же материалов и заполняет вспомогательные поля. Обработанный в системе электрический документ автономно посылается адресату по указанным в данных полях реквизитам.

Это ликвидировало надобность вручную предопределять на какой склад и в какое подразделение будет отправлен документ. Любой документ автономно находит собственного адресата между сотен подотчетных лиц, оказавшихся на сотках объектов фирмы — как при отправке, например и при получении.

buroit.org

Этапы внедрения электронного документооборота на предприятии ПАО «Татнефть»

Этапы внедрения электронного документооборота на предприятии ПАО «Татнефть» Докладчик: Ахметшин Рамиль, заместитель главного бухгалтера по информационному обеспечению ПАО «Татнефть»

Справка о ПАО «Татнефть» ПАО «Татнефть» - одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. В составе производственного комплекса Компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур. Татнефть также участвует в капитале компаний финансового (банковского и страхового) сектора.

Справка об «Управление «Татнефтьснаб» Управление «Татнефтеснаб» это современный высокотехнологичный комплекс, обеспечивающий снабжение предприятий группы компаний ПАО «Татнефть» качественной продукцией производственно-технического назначения. В состав управления входят: аппарат управления (г. Бугульма), Альметьевская база, Бугульминская база, Лениногорская база, Нижнекамская база.

Цели проекта: Перевод компании от обмена с контрагентами с бумажных документов на электронные по утвержденным ФНС России форматам следующих электронных документов: Акт приема-сдачи выполненных работ; ТОРГ-12; Счет-фактура; Универсальный передаточный документ. Мгновенный доступ в информационных системах к юридически значимой информации Сделать информацию независимой от физического носителя и открыть возможность движения информации в электронном виде. Перевод процесса передачи ТМЦ и оказания внутренних услуг внутри предприятия Заказчика с бумажных документов на электронные с помощью форм: М-15; Акт об оказании услуг

Организационные границы проекта ТОРГ 12 Управление «Татнефтеснаб» М-15 Прочие организации Структурные подразделения

Требования к системе Автоматизация цепочек согласования первичных бухгалтерских документов Подпись документов усиленной квалифицированной электронной подписью Обмен подписанными документами Поддержка утвержденных форматов ФНС России первичных бухгалтерских документов Минимизация ручного ввода информации в системы Интеграция с учетной системой SAP

Архитектура решения ЭДО Учетный документ Электронный документ XML 1C:Клиент ЭДО Контрагент 1C:ДО8

Использование дополнительных полей Информация для автоматического старта процесса согласования Договора Подразделение получатель Склад Тип вывоза Номер ТТН Для передачи необходимой информации использованы доп. поля Кроме того осуществляется переход на унифицированные форматы документов с использованием приложение в качестве документов произвольного формата

Доставка документа до подписанта Сторона ПАО «Татнефть» Сторона контрагента WEB интерфейс Заявка на поставку ДО ЭД XML с кодом ЭД XML с кодом Учетная система контрагента

Автоматическая обработка входящих документов Контроль кодов номенклатуры Контроль перечня полей необходимых для автоматического старта Автоматическое отклонение документов не соответствующих требованиям Связка унифицированных документов в качестве основного документа и приложение в качестве документа произвольного формата

Электронный вид внутренних документов Разработаны собственные форматы документов М-15 и внутреннего акта Согласование и подпись происходит в системе «1С:Документооборот 8» При передаче документа не используется Удостоверяющий центр Идет полным ходом разработка других форм внутренних первичных документов Цель: перейти на ЭДО по всем видам первичных документов. Сильно выручает изменения согласно ФЗ-130 от 01.05.2016 года (пункт 2 статьи 93 НК РФ): Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. В случае представления истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи такие документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя.

Результаты >100 Ключевых партнеров компании >220 000 электронных документов в год 22 Структурных Подразделения ПАО «Татнефть» Разработаны М-15 и Акт (Н-А7) и разрабатываются внутренние форматы других документов

Планы развития Идет реализация автоматического формирования проводок Как следствие автоматизировать входную проверку документов Расширить перечень внутренних документов Использование формата произвольного документа для обмена документами не унифицированного формата Перевод специфических форм первичных документов на унифицированные форматы с использованием в качестве приложения к документу формат произвольного документа Использование мобильных устройств для подписания Обмен электронными документами с банками Ждем 1.10.2016 года автоматический роуминг через сертифицированные ФНС России хабы ЭДО

Спасибо за внимание Ахметшин Рамиль, заместитель главного бухгалтера по информационному обеспечению ПАО «Татнефть»

docplayer.ru

«1С-Рарус» объединяет в систему электронного документооборота 22 бизнес-единицы ПАО «Татнефть

Специалисты казанского офиса «1С-Рарус» завершают первый этап масштабного проекта по внедрению системы электронного документооборота (ЭДО) в ПАО «Татнефть». Система объединяет 22 структурных подразделения предприятия, позволяя обмениваться документами с около 100 сторонними компаниями. Более двух с половиной тысяч сотрудников компании – пользователей системы ЭДО ежедневно создают, отправляют, согласовывают и ищут необходимые документы в системе. Объем документооборота в годовом исчислении к концу проекта составил около 250 тыс. документов. По экспертной оценке, затраты на ведение учета были сокращены на 25-30%.

ПАО «Татнефть» – одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно признанный холдинг. В составе производственного комплекса компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур. «Татнефть» также участвует в капитале компаний финансового (банковского и страхового) сектора.

Ежедневно в ПАО «Татнефть» тысячи сотрудников работают с документами. Временные затраты на создание, согласование и поиск необходимых документов, а также их заверенных копий, были немалыми. Для создания системы электронного документооборота были выбраны решения «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Клиент ЭДО», которые планировалось объединить в одну систему ЭДО-Татнефть и интегрировать с учетными системами предприятия. Выполнение проекта доверили осуществить казанскому офису «1С-Рарус», который является надежным партнером нефтехимической компании.Проект стартовал с автоматизации управления «Татнефтеснаб», которое обеспечивает снабжение продукцией производственно-технического назначения, взаимодействует с десятками тысяч поставщиков, приобретает необходимые товарно-материальные ценности и передает их подразделениям «Татнефти». Для оформления этих сделок необходимо создавать, согласовывать, подписывать и отражать в учете многие тысячи документов.

В ходе проекта реализованы следующие функции:Автоматизирован процесс согласования первичных бухгалтерских документов;Настроена подпись документов усиленной квалифицированной электронной подписью;Отлажен обмен подписанными документами;Произведена интеграция с учетной системой SAP;Разработана дополнительно новая электронная форма накладной «M-15», внутреннего «Акта об оказании работ и услуг».На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между Управлением «Татнефтеснаб» и одним из его основных партнеров – компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный холдинг «Таграс». На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с Управлением «Татнефтеснаб» были подключены все предприятия холдинга «Таграс».На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании – между Управлением «Татнефтеснаб» и другими структурными подразделениями ПАО «Татнефть».

Масштабы работ:Переведено в электронный формат порядка 250 тысяч бумажных документов;Предоставлен мгновенный доступ в информационные системы к юридически значимой информации;Обеспечен к моменту запуска системы обмен с 73 сторонними компаниями по утвержденным ФНС России форматам электронных документов: акт приема-сдачи выполненных работ, ТОРГ-12, счет-фактура.В результате была создана централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов, в которой в настоящее время работают офисные сотрудники и руководство холдинга. Всего автоматизировано 2600 рабочих мест в одной информационной системе.Объем бумажного документооборота с контрагентами существенно сократился. Протокольно был утвержден формат электронной накладной М-15 по отпуску материалов на сторону и перемещению их внутри компании. В январе 2016 года по этой форме было составлено около 2500 документов.

По словам Рамиля Ахметовича Ахметшина, заместителя главного бухгалтера по информационному обеспечению ПАО «Татнефть», «В настоящее время идут работы по бесшовной интеграции ЭДО-Татнефть с учетными системами предприятия – «1С» и SAP. Эта интеграция основана на технологии веб-сервисов, когда система ЭДО информирует учетную систему об изменениях статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан, отклонен с другой стороны получателем, подписан получателем и т.п.), на основании этих статусов в учетной системе автоматически формируются те или иные проводки. При такой схеме работы в учете фактически будет отражаться реализация только по подписанным документам, что приведет к существенной минимизации в бухгалтерском учёте корректировочных операций. Это позволит существенно сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции».

В ближайшее время планируется подключить к системе ЭДО и дочерние предприятия ПАО «Татнефть». Руководство компании заинтересовано в привлечении максимального количества своих контрагентов к электронному обмену.

По экспертной оценке, благодаря внедрению системы электронного документооборота (ЭДО) затраты на работу с документами были сокращены на 25-30%. Это приведет к сокращению объема по ручному вводу и проверке бумажных документов. В том числе удалось избежать ручной сверки документации благодаря распределенной системе ввода документов по местам инициирования хозяйственных операций. Как уточнил Рамиль Ахметович Ахметшин, «Совместно со специалистами казанского офиса «1С-Рарус» был разработан и утвержден протокольно формат электронной накладной М-15, товарная накладная для перемещения материальных ценностей внутри компании. Это форма используется только внутри «Татнефти». Для взаимоотношения со сторонними организациями согласно учетной политики используется ТОРГ-12. Таким образом, отпала необходимость оформления данных операций на бумаге.Задача на ближайшую перспективу - автоматическая загрузка входящих от контрагента документов и формирование по ним проводок после подписания документа. Это позволит минимизировать затраты на внутреннюю проверку и сверку документов. В планах - также создание мобильного решения для руководителей компании для подписания документов ЭЦП с мобильного устройства».

О компании «Татнефть»

ПАО «Татнефть» - одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. В составе производственного комплекса Компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур. Татнефть также участвует в капитале компаний финансового (банковского и страхового) сектора.

Об управлении «Татнефтеснаб»

Управление «Татнефтеснаб» – это современный высокотехнологичный комплекс, обеспечивающий снабжение предприятий группы компаний ПАО «Татнефть» качественной продукцией производственно-технического назначения. В состав управления входят: аппарат управления (г. Бугульма), Альметьевская база, Бугульминская база, Лениногорская база, Нижнекамская база.

О группе компаний «1С-Рарус»

«1С-Рарус» – совместное предприятие фирм «1С» и «Рарус», создано в 1994 году. Сегодня «1С-Рарус» – холдинг, филиалы которого работают в 15 городах России и Украины.За 22 года работы на рынке клиентами «1С-Рарус» стали более 100 000 предприятий России и стран СНГ, а также подразделения крупнейших мировых компаний. Специалисты «1С-Рарус» разработали свыше 90 типовых решений для 17 отраслей бизнеса.«1С-Рарус» – ведущий партнер фирмы «1С», Сертифицированный партнер Microsoft, Google, Золотой партнер Билайн и 1С-Битрикс, член ассоциации Некоммерческого Партнерства Поставщиков Программных Продуктов (НП ППП).В группе компаний «1С-Рарус» работает более 2 600 сотрудников, большинство из них сертифицированы фирмой «1С». Система менеджмента «1С-Рарус» соответствует международному стандарту качества ISO 9001:2008.Сайт группы компаний: www.rarus.ru.За дополнительной информацией просьба обращаться в группу PR к Елизавете Мозжухиной по тел.: +7 (495) 223-04-04, 231-20-02.

re-port.ru