ПАО «Газпром автоматизация» организовало единое файловое хранилище на базе 1С:Документооборот. Газпром документооборот
ОАО «Газпром» совершенствует свой документооборот
Для эффективной работы топ-менеджменту компании необходим доступ к актуальной корпоративной информации в любое время и из любой географической точки РФ. Именно с этой целью заказчику потребовалось специальное приложение, позволяющее руководителям ОАО «Газпром» удаленно участвовать в электронном документообороте. Помимо других требований, приложение должно было обладать упрощенным, интуитивно понятным интерфейсом.
В качестве разработчика приложения была выбрана компания Digital Design, как обладающая широким опытом и необходимой компетенцией в разработке бизнес-приложений для руководства самых различных компаний и органов государственной власти, в том числе и на мобильных платформах.
В рамках проекта специалисты Digital Design разработали архитектуру и интерфейс решения. «Особенность проекта заключалась в автоматизации уникального процесса согласования и доставки корреспонденции для первых лиц ОАО «Газпром» в соответствии с внутренними регламентами компании, — рассказывает Андрей Калинин, руководитель проектов Центра мобильных решений компании Digital Design. — Проект осуществлялся в несколько этапов: нами было проведено макетирование решения и его согласование с функциональным заказчиком, затем выполнена сама разработка приложения. Также специалисты Digital Design осуществили техническое сопровождение решения на этапе его опытной эксплуатации».
Сегодня приложение «Рабочее место руководителя» установлено на 40 планшетных устройствах и стационарных компьютерах, с помощью которых обрабатывается до 20 000 документов в месяц.
«Решение, разработанное компанией Digital Design для САД ОАО «Газпром», не только обеспечило руководителей средством безопасного удаленного доступа к СЭД, но и значительно упростило работу с документами на их стационарных рабочих местах благодаря простому и понятному интерфейсу системы. В ходе выполнения работ образовалась слаженная команда, которая успешно выполнила проект, поэтому мы и в дальнейшем рассчитываем на плодотворное сотрудничество наших компаний», — рассказывает Михаил Егоров, руководитель проектов компании IBS.
Источник: Digital Design
www.ecm-portal.ru
ОАО «Газпром» совершенствует свой документооборот
Компания Digital Design спроектировала приложение «Рабочее место руководителя» к Системе автоматизации делопроизводства (САД) ОАО «Газпром», внедряемой компанией IBS.
Для эффективной работы топ-менеджменту компании необходим доступ к актуальной корпоративной информации в любое время и из любой географической точки РФ. Именно с этой целью заказчику потребовалось специальное приложение, позволяющее руководителям ОАО «Газпром» удаленно участвовать в электронном документообороте. Помимо других требований, приложение должно было обладать упрощенным, интуитивно понятным интерфейсом.
В качестве разработчика приложения была выбрана компания Digital Design, как обладающая широким опытом и необходимой компетенцией в разработке бизнес-приложений для руководства самых различных компаний и органов государственной власти, в том числе и на мобильных платформах.
В рамках проекта специалисты Digital Design разработали архитектуру и интерфейс решения. «Особенность проекта заключалась в автоматизации уникального процесса согласования и доставки корреспонденции для первых лиц ОАО «Газпром» в соответствии с внутренними регламентами компании, — рассказывает Андрей Калинин, руководитель проектов Центра мобильных решений компании Digital Design. — Проект осуществлялся в несколько этапов: нами было проведено макетирование решения и его согласование с функциональным заказчиком, затем выполнена сама разработка приложения. Также специалисты Digital Design осуществили техническое сопровождение решения на этапе его опытной эксплуатации».
Сегодня приложение «Рабочее место руководителя» установлено на 40 планшетных устройствах и стационарных компьютерах, с помощью которых обрабатывается до 20 000 документов в месяц.
«Решение, разработанное компанией Digital Design для САД ОАО «Газпром», не только обеспечило руководителей средством безопасного удаленного доступа к СЭД, но и значительно упростило работу с документами на их стационарных рабочих местах благодаря простому и понятному интерфейсу системы. В ходе выполнения работ образовалась слаженная команда, которая успешно выполнила проект, поэтому мы и в дальнейшем рассчитываем на плодотворное сотрудничество наших компаний», — рассказывает Михаил Егоров, руководитель проектов компании IBS.
b2blogger.com
Компания «Газпром добыча Краснодар» внедрила систему электронного документооборота
- 2 ноября 2011
- Новости
В ООО «Газпром добыча Краснодар» запущена в промышленную эксплуатацию система электронного документооборота (СЭД), реализованная на базе платформы Docsvision. В настоящий момент в системе работают более 500 сотрудников центрального офиса и территориально удаленных подразделений предприятия.
Электронный документооборот был внедрен в Обществе в течение 9 месяцев. В результате было сформировано единое информационное пространство по работе с документами, автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, организован контроль за исполнением документов. Внедрение СЭД на базе Docsvision в ООО «Газпром добыча Краснодар» выполнил краснодарский системный интегратор, компания «Эркер».
«Благодаря внедрению системы электронного документооборота в Обществе существенно сократились сроки прохождения документов и доведения поручений до исполнителей, появилась прозрачность информационных потоков, выросла динамичность документационного обеспечения», – отметил генеральный директор ООО «Газпром добыча Краснодар» Михаил Гейхман.
В планах компании дальнейшее развитие СЭД – для обеспечения юридической значимости электронных документов планируется внедрение инфраструктуры Электронной Цифровой Подписи, автоматизация кадрового документооборота, создание электронного архива, а также увеличение количества пользователей системы.
«Проект был достаточно сложным - большое количество пользователей, территориально-распределенная структура, внушительный объем документов. В процессе запуска системы в эксплуатацию мы стремились соблюсти индивидуальный подход к каждому пользователю. Такой подход позволил работникам Общества «Газпром добыча Краснодар» получить необходимые навыки работы в СЭД с большим количеством документов. Благодаря заинтересованности и поддержке руководства компании и активному участию рабочей группы Заказчика сегодня проект внедрен в промышленную эксплуатацию. Совместно с Заказчиком нами определен дальнейший вектор развития реализованной системы. Также хочется отметить активное участие в проекте компании «ДоксВижн». Также за период опытной эксплуатации в системе Docsvision не было зафиксировано ни одного сбоя, а оперативная поддержка компании-разработчика системы позволила вывести эксплуатируемое решение на новый качественный уровень», - прокомментировала Елена Величко, технический директор ООО «Эркер».
О компании «Газпром добыча Краснодар»:
ООО «Газпром добыча Краснодар» – 100-процентное дочернее общество ОАО «Газпром», осуществляющее разработку 53 месторождений, в том числе 30 газовых, 19 газоконденсатных, 3 нефтегазоконденсатных месторождений и одного нефтяного месторождения. Подразделения Общества расположены в Краснодарском крае, Ростовской области, Республике Адыгея, Ставропольском крае и Республике Калмыкия.
docsvision.com
ПАО «Газпром автоматизация» организовало единое файловое хранилище на базе 1С:Документооборот
До реализации в компании данного проекта файлы хранились в информационных системах и сетевых папках, единое информационное пространство отсутствовало. В процессе совместной работы над документами пользователям приходилось обмениваться файлами по электронной почте, часто нужную версию документа было непросто найти, ведь одни и те же файлы могли храниться в нескольких информационных системах 1С. Подобный процесс создавал чрезмерную нагрузку на каналы связи, требовалось большое место на диске.
Предложенное решение:
Для оптимизации работы было принято решение использовать 1С:Документооборот как back-end систему управления бизнес-процессами. Для этого многие 1С системы (Корпоративная информационная управляющая система, 1С:Бухгалтерия и др.) интегрировали с 1С:Документооборот. Так как данная система обладала нужным функционалом, а также уже использовалась для решения других задач, было принято решение использовать ее как единое файловое хранилище.
Для реализации единого файлового хранилища были проведены следующие работы:
1. Файлы различных систем 1С перенесены в 1С:Документообоорот. 2. В системы 1С интегрирована специально разработанная форма для удобной работы со списком файлов 1С:Документооборот, похожая на проводник Windows. 3. Доработаны прочие механизмы Библиотеки интеграции документооборота для удобного доступа к файлам из форм объектов прикладных систем. 4. Разработана документация и обучающие видеоролики.
Внедрение данного механизма прошло незаметно для пользователей, дополнительное обучение не потребовалось.
Результаты создания единого файлового хранилища:
Представленное ноу-хау обеспечивает пользователям возможность работы с файлами из любого узла гетерогенной системы, включая захват файлов на редактирование и их помещение в хранилище, категоризацию файлов (отнесение файлов к категориям, использование категорий в различных аспектах управления файлами, доступ к ним). Новая разработка в отличие от аналогов позволяет работать не во внешних СЭД, а в прикладных системах электронного документооборота – в зависимости от организации и должности (в ERP-системе, в Бухгалтерии и т. д.), что, в свою очередь, повышает качество информации и эффективность работы. Данное ноу-хау также снижает риски потери файлов, использования неактуальных версий и т. п. Главными результатами проекта IT-специалисты Общества считают создание единого информационного пространства для совместной работы с документами, уменьшение трудозатрат по их подготовке, снижение нагрузки на файловую систему, а также сокращение размера основной базы 1С. Преимущество ноу-хау оценили и пользователи.
«Совместная работа с документами стала более удобной. Например, при подготовке заявки на закупку мы имеем возможность все исходные формы хранить в одной папке, раздавать права доступа к ней ответственным подразделениям и совместно заполнять формы. В распоряжении тендерного отдела есть вся актуальная информация. Кроме того, появилась возможность упразднить архивы и резервные копии документов. Вся документация консолидирована в одном месте», – заявил начальник тендерного отдела В.А. Сельский.
«Нам приходится разрабатывать и перерабатывать большое количество проектной документации. Создание единого файлового хранилища с механизмами разделенной работы, версионированием файлов позволило существенно сократить непроизводственные затраты. Теперь мы хотим создать аналогичное файловое хранилище для совместной работы над документами вместе с Заказчиком», – подчеркнул руководитель проектной группы А.И. Афанасьев.
«Мы повсеместно используем единое файловое хранилище в работе практики 1С. Все необходимые документы разрабатываем и публикуем в этой системе. Старались сделать так, чтобы и самим было удобно», – добавил руководитель проекта внутренней автоматизации Е.Р. Гафаров.
www.gazprom-auto.ru
«Газпромнефть-Аэро» и S7 интегрировали системы электронного документооборота по стандартам IATA
«Газпромнефть-Аэро», оператор авиатопливного бизнеса «Газпром нефти», и авиакомпания «Сибирь» (S7) впервые в России объединили возможности электронного документооборота по стандартам международной ассоциации воздушного транспорта (IATA).
Эксперты «Газпромнефть-Аэро» входят в группу по разработке цифровых стандартов IАТА в авиатопливообеспечении Fuel Data Standards Group (IATA FDSG). Новые электронные форматы позволяют значительно снизить трудозатраты, ускорить документооборот благодаря проведению авиатопливных операций в онлайн-режиме.
В соответствии с законодательством РФ электронный пакет документов подписывается электронно-цифровой подписью и передается через систему электронного документооборота. В пакет входят российский универсальный передаточный документ (УПД) и инвойс IATA, применяемый во всем мире. Таким образом, авиакомпания получает возможность получать информацию в едином формате как от российских, так и от зарубежных поставщиков топлива. Цифровой инвойс по стандартам IATA позволяет авиакомпании автоматически распределять затраты по каждому рейсу, воздушному судну, аэропорту, топливу или услуге.
Внедрение современных информационных систем и единых форматов обмена данными в авиационной отрасли способствует повышению конкурентоспособности, снижению издержек, быстрой реакции авиакомпаний и поставщиков на конъюнктуру рынка авиаперевозок, предложению клиентам новых сервисов и возможностей организации оперативной заправки в сотнях международных аэропортов.
Владимир Егоров, генеральный директор «Газпромнефть-Аэро»: «Современные цифровые форматы обмена информацией, которые приходят на смену бумажным носителям, — это будущее авиатопливной отрасли. Мы первыми в России разрабатываем и внедряем данные технологии. „Газпромнефть-Аэро“ готова предоставить участникам российской авиационной отрасли пошаговый алгоритм перехода на международные стандарты передачи данных для повышения эффективности и скорости авиатопливных операций».
Владимир Объедков, генеральный директор S7 Airlines: «S7 Airlines постоянно внедряет самые современные технологии как для пассажиров, предлагая новые услуги, позволяющие путешествовать с еще большим комфортом, так и для бизнес-процессов. Новый стандарт, предложенный IATA, позволяет авиакомпании получать все данные от поставщиков в едином удобном формате, экономить время, что делает работу S7 Airlines более эффективной. S7 Airlines первой в России переходит на новый формат обмена финансовыми документами с российским поставщиком авиатоплива, но мы уже сейчас видим его преимущества в работе авиакомпании».
- Фотогалерея «Газпромнефть-Аэро»:
Теги: авиатопливо, технологии, IT, цифровизация
www.gazprom-neft.ru
Газпром инвест Юг (1С:Документооборот 8)
Автоматизация документооборота в ЗАО "Газпром инвест Юг"
ЗАО «Газпром инвест Юг» – компания, являющаяся 100-процентным дочерним обществом ОАО «Газпром». Общество было создано 20 июня 2002 года, до 2007 г. выполняло функции генерального подрядчика на строительных объектах ОАО «Газпром». Начиная с 2007 г. ЗАО «Газпром инвест Юг» выполняет функции Заказчика по объектам строительства и реконструкции для газодобывающих, газоперерабатывающих и газотранспортных предприятий ОАО «Газпром».
Общая численность компании: 1100
Москва, Декабрь 2012
Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 900
Количество вводимых документов в день - до 500 шт Среднее число страниц в одном документе - 1 страница Среднее число листов в пакете документа - 1,5 листа Объем информационной базы - 2000 (мб)
Автоматизированы следующие функции:
Документооборот (ECM) Ведение номенклатуры дел Делопроизводство Учет и контроль исполнения поручений Учет и хранение документов
Работы по адаптации типового решения
- на рабочий стол руководителя выведено дерево подзадач по каждой задаче;
- на рабочем столе руководителя сделано более содержательным описание предмета задачи и самой задачи;
- в форме списка задач появилась возможность исполнения задач без открытия карточки задачи;
- после утверждения документа его можно сразу зарегистрировать, не входя в карточку документа;
- создана вкладка "История исполнения документа";
- Реализована полностью ролевая маршрутизация и введено понятие "главная роль пользователя" для личной адресации задач.
- Последовательно реализована поддержка понятия "Документ на контроле".
- Разработан составной бизнес-процесс для иерархического прохождения документов с возможностью интерактивно задавать ключевые точки маршрута непосредственно перед запуском процесса.
- Разработан механизм и интерфейс назначения заместителей.
- Разработан механизм и интерфейс привязки делопроизводителя к руководителю.
- Раздел номенклатуры дел сделан дополнительным измерением нумераторов документов.
- Разделы номенклатуры дел привязаны к группам пользователей для упрощения выбора номенклатуры дел.
- Создан механизм и интерфейс переноса конкретного документа и связанных с ним процессов из ранее используемой СЭД, компенсирующий ошибки массового переноса информации.
Описание
Задачей проекта был переход на использование "1С:Документооборот", работающий платформе "1С:Предприятие" (для снижения стоимости эксплуатации), разгрузить делопроизводителей, подключив к СЭД всех сотрудников и упорядочить работу с документами, сделав процессы их обработки более прозрачными. Переход связан с тем, что у заказчика эксплуатируются другие продукты "1С" и есть специалисты в области "1С", а специалисты по ранее используемой СЭД отсутствуют.Переход позволил с большой экономией на стоимости лицензий расширить число пользователей СЭД с 80 до 900 человек.
В ходе проекта был установлен программный продукт "1С:Документооборот 8" на 900 рабочих мест. Произведена доработка и настройка системы, была внесена информация в справочники, были перенесены данные из используемой ранее СЭД. Настроены процессы обработки документов, такие как создание, согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение и исполнение около 25 видов внутренних документов. Настроены регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, утверждение и регистрация исходящих. Система поддерживает смешанный документооборот(электронный и бумажный), а также два способа работы с документами:
- подразделение полностью работает с бумажными документами и всю информацию в СЭД вносит делопроизводитель;
- сотрудники подразделения работают непосредственно в системе, делопроизводитель осуществляет только регистрацию документов и контроль исполнительской дисциплины.
Созданы механизмы назначения заместителей и секретарей. Создан составной бизнес-процесс иерархического прохождения документов с возможностью интерактивно менять ключевые точки маршрута непосредственно перед запуском процесса. Подготовлены инструкции пользователей и администраторов по работе с системой, а также инструкция для делопроизводителей по переходу на "1С:Документооборот". Проведено обучение пользователей.
Результаты
Осуществляется полностью электронная обработка 25 видов внутренних документов на 900 рабочих местах. Задачей проекта был переход на использование "1С:Документооборот", работающий платформе "1С:Предприятие" (для снижения стоимости эксплуатации), разгрузить делопроизводителей, подключив к СЭД всех сотрудников и упорядочить работу с документами, сделав процессы их обработки более прозрачными.
Переход связан с тем, что у заказчика эксплуатируются другие продукты "1С" и есть специалисты в области "1С", а специалисты по ранее используемой СЭД отсутствуют.Переход позволил с большой экономией на стоимости лицензий расширить число пользователей СЭД с 80 до 900 человек. В ходе проекта был установлен программный продукт "1С:Документооборот 8" на 900 рабочих мест. Произведена доработка и настройка системы, была внесена информация в справочники, были перенесены данные из используемой ранее СЭД. Настроены процессы обработки документов, такие как создание, согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение и исполнение около 25 видов внутренних документов.
Настроены регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, утверждение и регистрация исходящих. Система поддерживает смешанный документооборот(электронный и бумажный), а также два способа работы с документами:
- подразделение полностью работает с бумажными документами и всю информацию в СЭД вносит делопроизводитель;
- сотрудники подразделения работают непосредственно в системе, делопроизводитель осуществляет только регистрацию документов и контроль исполнительской дисциплины.
Созданы механизмы назначения заместителей и секретарей. Создан составной бизнес-процесс иерархического прохождения документов с возможностью интерактивно менять ключевые точки маршрута непосредственно перед запуском процесса. Подготовлены инструкции пользователей и администраторов по работе с системой, а также инструкция для делопроизводителей по переходу на "1С:Документооборот". Проведено обучение пользователей.
Выполнены следующие работы: Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения Продажа выбранных программных продуктов Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе Планирование этапов работ, составление календарного плана работ Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации) Создание интерфейсов и наборов прав пользователей Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация) Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков Перенос данных из предыдущих систем автоматизации Индивидуальное обучение в офисе заказчика Обучение в группе в офисе заказчика
Тонкий клиент: 900
Количество видов документов - около 30-40 шт., включая бумажные Значительно изменен пользовательский интерфейс, в частности:
До внедрения "1С:Документооборот" в компании "Газпром инвест Юг" документооборот велся в бумажном виде, при этом 80-90 делопроизводителей создавали в СЭД, работающей на тот момент в организации, карточки и скан-копии документов, порождаемых примерно 900-ми сотрудниками, а также вводили визы согласования и резолюции (поручения руководителей) по документам. По документам на контроле делопроизводители отслеживали исполнение поручений.www.tadviser.ru
«Техносерв Консалтинг» внедрил систему управления документооборотом в «Газпром добыча Ямбург»
«Техносерв Консалтинг» завершил проект по созданию автоматизированной системы управления документами (АСУД) в «Газпром добыча Ямбург» на базе EMC Documentum. Реализация АСУД ускорила прохождение документов в организации, обеспечила оптимальное взаимодействие всех подразделений при исполнении поручений, снабдила сотрудников удобным инструментом быстрого поиска необходимых документов. Главным достижением проекта стала возможность контроля сроков и маршрута прохождения документа в крупной организации «Газпром добыча Ямбург». В настоящее время в системе работает 800 пользователей.
2 ноября 2010 года. Компания «Техносерв Консалтинг» объявляет о завершении проекта по автоматизации процессов документооборота для «Газпром добыча Ямбург». Главные результаты проекта - обеспечение сотрудников добывающей компании удобными инструментами для ведения делопроизводства, управления договорами, хранения финансовых и бухгалтерских документов, а также создание электронного ведомственного архива документов. В рамках проекта специалисты «Техносерв Консалтинг» провели интеграцию АСУД с единой информационной кадровой системой и информационно-управляющей системой «Кадры», модулем системы управления предприятием mySAP ERP 2005.
АСУД обладает централизованной архитектурой и предусматривает единовременный доступ всех пользователей к хранилищу документов вне зависимости от их местоположения. Это важно, если учитывать территориальную распределенность основных производственных объектов от центрального офиса компании. Параллельно с внедрением проекта «Техносерв Консалтинг» проводил подготовку персонала - обучение работе в АСУД прошли более 400 работников ООО «Газпром добыча Ямбург».
Сегодня система позволяет сотрудникам компании выполнять все необходимые операции в области делопроизводства и организационно-распорядительного документооборота. С документом могут работать несколько пользователей, отслеживать все этапы его согласования и исполнения. Кроме этого, реализовано строгое разграничение прав доступа к документам.
В настоящее время статус пользователя системы электронного документооборота имеют 800 специалистов компании. В планах - увеличить число рабочих место с доступом к АСУД более чем в два раза.
Начальник Управления информационных технологий ООО «Газпром добыча Ямбург» Георгий Нафанаилиди: «Одно из преимуществ хорошо разработанной системы документооборота - в экономии времени. Считается, что специалист может тратить на поиск нужных документов в среднем до 30% своего рабочего времени. Система документооборота сокращает эти затраты в разы. А в освободившееся время сотрудник может сделать еще что-то полезное для предприятия. Кроме того, есть и экологический аспект. АСУД - это существенная экономия бумаги, материалов».
Елена Гуцева, директор по развитию бизнеса в ТЭК компании «Техносерв Консалтинг»: «Объемы «Газпром добыча Ямбург» - более 700 тыс. документов в год, из них около 650 тыс. - бухгалтерские и финансовые документы, остальные 50 тыс. документов - входящие, исходящие, внутренние и договорные документы. При таких масштабах необходима система с высокой производительностью и возможностью масштабирования. Мы учли все эти факторы при создании АСУД».
О компании «Газпром добыча Ямбург»
ООО «Газпром добыча Ямбург» создано в 1984 году приказом Министерства газовой промышленности Советского Союза. До 29 января 2008 года предприятие называлось «Ямбурггаздобыча».
Основные виды производственной деятельности дочерней компании ОАО «Газпром» - добыча газа, газового конденсата и их подготовка к транспорту, проведение геологоразведочных работ, обустройство и разработка новых газовых, газоконденсатных и нефтяных месторождений.
На долю ООО «Газпром
b2blogger.com
